Viele KMU verlieren Zeit nicht durch einzelne Aufgaben, sondern durch das wiederholte Anlegen derselben nächsten Schritte. Act! CRM kann solche Abläufe strukturieren: Aus einem definierten Ereignis entstehen automatisch Aktivitäten, Erinnerungen oder Benachrichtigungen für die zuständigen Kund:innenbetreuer:innen.
Ein praktisches Beispiel ist die Angebotsnachverfolgung. Wird ein Angebot im CRM erfasst, lassen sich passende Aktivitäten für einen Anruf nach drei Tagen, eine E-Mail nach einer Woche und eine interne Prüfung nach zwei Wochen anlegen. Die Reihenfolge bleibt nachvollziehbar, auch wenn mehrere Personen an einem Vorgang arbeiten. Act! CRM unterstützt damit nicht nur einzelne Erinnerungen, sondern wiederholbare Arbeitsabläufe mit klaren Zeitpunkten und Verantwortlichkeiten. Quelle: act.com.
Für komplexere Szenarien lässt sich Act! Marketing Automation (AMA) ergänzend einsetzen. Reaktionen auf Kampagnen, Formulare oder Webseiten können dort automatisch eine Aktivität oder Verkaufschance in Act! CRM auslösen. So landet nicht jede Reaktion pauschal im Vertrieb: Nur festgelegte Ereignisse erzeugen den nächsten Arbeitsschritt. Quelle: act.com.
Praktischer Tipp: Starte mit einem einzigen wiederkehrenden Ablauf, etwa „neue Anfrage bis Erstgespräch“. Lege maximal drei Aktivitäten fest, bestimme je Schritt eine verantwortliche Person und prüfe nach vier Wochen, ob Fristen und Auslöser passen. Erst danach lohnt es sich, weitere Prozesse zu automatisieren.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt, von HartCon.24 redaktionell geprüft und anschließend veröffentlicht.