Dein Weg in die Act! Premium Cloud — mit allen Anhängen

Die Anleitung Schritt für Schritt

So überträgst du eine bestehende Act!-Datenbank aus einer Windows- oder Serverinstallation samt Anhängen in Act! Premium Cloud: Du erstellst eine Act!-Sicherung mit Anhängen, lädst sie hoch und prüfst danach Daten und Benutzerzugänge. Die Menübezeichnungen können je nach Version und Sprache leicht abweichen.

1. Voraussetzungen klären und Administrator festlegen

Für die Übernahme brauchst du:

• Zugriff auf die vollständige bisherige Act!-Datenbank
• Benutzername und Kennwort eines Administrators dieser Datenbank
• den Zugang zum Kontoadministrator deiner Act! Cloud
• ausreichend lokalen Speicher für die Sicherung
• eine stabile Internetverbindung
• die korrekten E-Mail-Adressen aller künftigen Cloud-Nutzer:innen

Unsere Empfehlung zur Administratorzuordnung: Kontoadministrator der Cloud sollte dieselbe Person sein, die schon in der bisherigen Act!-Windows-Datenbank als Administrator geführt wird. Für den Upload verwendest du deren vorhandenen Datenbankbenutzer. So wird der bestehende Administrator gezielt dem Cloud-Konto zugeordnet: Act! passt den Benutzernamen des beim Upload angegebenen Datenbankadministrators an die E-Mail-Adresse des Cloud-Kontoadministrators an. Prüfe deshalb vorab sorgfältig, welchen Administrator du für die Übernahme verwendest.

Notiere dir außerdem die bisherige Act!-Version, den Datenbanknamen, die Zahl der Benutzer und vorhandene Erweiterungen. Bei älteren Versionen oder individuellen Zusatzlösungen sollte der Act!-Support die Kompatibilität vorab bestätigen.

Bestehendes Abonnement mit dem Act!-Vertrieb abstimmen

Hast du bereits ein Act!-Abonnement, stimmst du die Umstellung auf Act! Premium Cloud vorab mit dem Act!-Vertrieb ab. Bist du Kund:in von HartCon.24, übernehmen wir das für dich.

• Halte Account- bzw. Kundennummer und die bisherige Seriennummer bereit.
• Teile dem Act!-Vertrieb mit, dass die vorhandene Windows-Datenbank in die Act! Cloud umziehen soll.
• Lass die Umstellung beim bestehenden Kundenkonto vermerken und den Cloud-Account diesem Konto zuordnen.
• Vereinbare, dass die bisherige Seriennummer bzw. Lizenz nach erfolgreicher Datenübernahme auf das neue Cloud-Abonnement übertragen oder entsprechend umgestellt wird.
• Lass dir Ablauf und Zeitpunkt der Lizenzumstellung bestätigen — so bleibt dein bisheriger Zugang bis zum Abschluss der Übernahme verfügbar.

Datenübertragung und Abo-Umstellung sind getrennte Schritte. Die Lizenzzuordnung solltest du deshalb ausdrücklich mit dem Act!-Vertrieb vereinbaren.

2. Speicherbedarf prüfen — 15 GB sind inklusive

In der Standardlizenz von Act! Premium Cloud sind 15 GB Cloud-Speicher enthalten, zusätzlicher Speicher lässt sich hinzubuchen. Prüfe vor der Übernahme auch die Bedingungen deines konkreten Vertrags.

Kontrolliere vor der endgültigen Sicherung die Größe dieser Bestandteile:

• ADF-Datei: die eigentliche Datenbankdatei
• ALF-Datei: die zugehörige Protokolldatei der Datenbank
• Attachment-Ordner: Gesamtgröße, Zahl der Dateien und Umfang älterer Anhänge
• Weitere Datenbankdateien und Unterordner: zusätzlicher Umfang, etwa Vorlagen und Layouts

Die lokalen Größen dienen der Vorabschätzung — die spätere Speicherbelegung in der Cloud muss nicht exakt ihrer Summe entsprechen. Plane außerdem Reserve für neue Dokumente und weiteres Datenwachstum ein.

So prüfst du die Größen unter Windows:

1. Ermittle den Speicherort der tatsächlich verwendeten Hauptdatenbank.
2. Öffne diesen Speicherort im Windows-Explorer.
3. Klicke die ADF-Datei mit der rechten Maustaste an und wähle Eigenschaften.
4. Notiere die angezeigte Größe.
5. Wiederhole das für die ALF-Datei.
6. Öffne die Eigenschaften des zur Datenbank gehörenden Attachment-Ordners.
7. Warte, bis Windows alle Unterordner und Dateien erfasst hat.
8. Notiere Gesamtgröße und Dateianzahl.

ADF- und ALF-Datei prüfst du hier nur. Für die Übertragung nutzt du später die Sicherungsfunktion von Act! — verschiebe oder lösche diese Datenbankdateien nicht von Hand.

3. Große Attachment-Ordner vorab durchsehen

Über die Jahre sammelt der Attachment-Ordner oft sehr viele alte Dokumente — und ist dann der größte Brocken der Übernahme. Kläre deshalb:

• Welche älteren Anhänge braucht ihr im täglichen Betrieb weiterhin?
• Welche Dokumente müssen in der Cloud verfügbar bleiben?
• Welche Dateien können in einem getrennten Archiv liegen?
• Ist zusätzlicher Cloud-Speicher sinnvoller als eine Auslagerung?

Wenn ältere Anhänge nicht mit umziehen sollen:

1. Erstelle zuerst eine vollständige Sicherung einschließlich aller Anhänge.
2. Lege nachvollziehbar fest, welche Dateien ausgelagert werden. Das Windows-Dateidatum allein ist dafür nicht immer ein verlässliches Kriterium.
3. Kopiere diese Dateien in einen getrennten Archivordner außerhalb von Datenbank- und Attachment-Ordner.
4. Behalte die ursprünglichen Dateinamen und möglichst die Ordnerstruktur bei.
5. Prüfe die Kopie auf Vollständigkeit und öffne stichprobenartig archivierte Dateien.
6. Entferne erst danach die ausgewählten Dateien aus dem Attachment-Ordner, den du für die Migration verwendest.
7. Dokumentiere Archivspeicherort, Auswahl und Datum der Auslagerung.
8. Erstelle anschließend die endgültige Migrationssicherung mit den verbleibenden Anhängen.

Führe diese Bereinigung in einem abgestimmten Wartungsfenster durch — möglichst an einer getrennten Migrationskopie der Datenbank.

Wichtig: Wenn du Dateien aus dem Attachment-Ordner entfernst, bereinigt Act! die zugehörigen Einträge nicht automatisch. Dokument- oder Historieneinträge können weiter auf die ausgelagerten Dateien verweisen — diese Anhänge lassen sich dann in der Cloud nicht mehr öffnen. Entscheide die Auslagerung also bewusst und regle den späteren Zugriff auf das Archiv.

4. Vollständige Hauptdatenbank und Anhänge prüfen

Erstelle die Sicherung aus der vollständigen Hauptdatenbank — nicht versehentlich aus der eingeschränkten Remote-Datenbank einer Kollegin oder eines Kollegen. Vor dem endgültigen Sicherungslauf:

• Lass ausstehende Änderungen der Remote-Nutzer:innen mit der Hauptdatenbank synchronisieren.
• Prüfe, ob aktuelle Kontakte, Historieneinträge und Dokumente vorhanden sind.
• Öffne mehrere ältere und neuere Anhänge.
• Prüfe, ob Dokumente tatsächlich in Act! gespeichert oder nur verknüpft sind.

Eine Dateiverknüpfung ist kein gespeicherter Anhang. Verweise auf C:\…, ein Netzlaufwerk oder \\Server\Freigabe\… übertragen die Originaldateien nicht automatisch in die Cloud. Benötigte Dateien musst du vorab als echte Anhänge übernehmen oder anderweitig für den Cloud-Zugriff bereitstellen.

5. Umstellungszeitpunkt festlegen

Ein Testlauf vor der endgültigen Übernahme lohnt sich. Für den eigentlichen Umzug legst du einen verbindlichen Zeitpunkt fest, ab dem niemand mehr Änderungen in der bisherigen Datenbank vornimmt. Pausiere auch automatische Importe und Schnittstellen, die Daten verändern.

Die Sicherung enthält den Datenstand zum Sicherungszeitpunkt. Spätere Änderungen in der Windows-Datenbank übernimmt der einmalige Upload nicht nachträglich.

6. Endgültige Act!-Sicherung mit Anhängen erstellen

1. Öffne die richtige Datenbank in der Act!-Windows-Anwendung.
2. Melde dich als Administrator an.
3. Wähle Datei → Sichern → Datenbank (englisch: File → Back Up → Database).
4. Wähle über Durchsuchen (Browse) einen lokalen Speicherort.
5. Vergib einen eindeutigen Dateinamen, zum Beispiel CRM_Cloudmigration_final.zip.
6. Aktiviere unbedingt Anhänge einschließen (Include Attachments).
7. Vergibst du ein Sicherungskennwort, bewahre es sicher auf.
8. Starte die Sicherung und warte auf die Abschlussbestätigung.

Act! erstellt eine ZIP-Sicherung mit der Datenbank, den eingeschlossenen Anhängen und weiteren Bestandteilen wie Layouts und Vorlagen. Große Anhänge können den Vorgang deutlich verlängern. Ein vergessenes Sicherungskennwort kann Act! nicht wiederherstellen.

Bewahre eine zusätzliche Kopie der fertigen Sicherung auf. Die Größe der ZIP-Datei entspricht nicht dem späteren Speicherbedarf in der Cloud.

7. Sicherung in die Cloud hochladen

1. Melde dich als Kontoadministrator in der Cloud an.
2. Klicke oben rechts auf dein Account- bzw. Benutzersymbol.
3. Öffne Benutzer verwalten (User Management).
4. Wähle Weitere Einstellungen (Additional Settings).
5. Öffne Launch Database Upload Tool.
6. Wähle über Choose Files die endgültige Act!-ZIP-Sicherung aus.
7. Gib die Zugangsdaten des vorgesehenen Administrators der bisherigen Windows-Datenbank ein.
8. Gib gegebenenfalls das Sicherungskennwort ein.
9. Hinterlege die E-Mail-Adressen für die Fertigmeldung.
10. Klicke auf Upload.

Warte auf die Nachricht, dass die Wiederherstellung abgeschlossen ist. Eine vorhandene Testdatenbank kann neben der übernommenen Datenbank bestehen bleiben — achte nach dem Upload darauf, die richtige Datenbank zu öffnen.

8. Vorhandene Benutzer erneut einladen

Nach der Übernahme lädst du die bisherigen Datenbankbenutzer für den Cloud-Zugang ein. Der beim Upload zugeordnete Administrator ist bereits mit dem Cloud-Konto verbunden. Besorge vorher die korrekte E-Mail-Adresse jeder Person — sie ist künftig ihre Cloud-Anmeldung.

1. Klicke oben rechts auf dein Account-Symbol.
2. Wähle Benutzer verwalten.
3. Klicke auf Weitere Einstellungen — die Kontoverwaltung öffnet sich in einem neuen Browserfenster.
4. Wähle dort gegebenenfalls die übernommene Datenbank aus.
5. Klicke auf Vorhandene Benutzer einladen (Invite Existing Users). Der Eintrag steht derzeit an vorletzter Stelle; ändert sich das Menü, orientiere dich am Namen.
6. Die vorhandenen Benutzer der übernommenen Datenbank werden angezeigt — setze bei allen, die du einladen willst, ein Häkchen.
7. Klicke auf Fortfahren.
8. Gib für jeden ausgewählten Benutzer die korrekte E-Mail-Adresse ein und prüfe die Zuordnung von Benutzername und E-Mail-Adresse sorgfältig.
9. Schließe den Vorgang über Fortfahren ab.

Die Eingeladenen erhalten eine E-Mail, über die sie ihr Cloud-Kennwort festlegen. Bereits vorhandene Cloud-Konten musst du gegebenenfalls zusätzlich aktivieren. Prüfe anschließend Benutzerstatus, Rollen und verfügbare Lizenzen.

9. Übernommene Daten und Dokumente prüfen

Vergleiche Windows-Datenbank und Cloud mit vergleichbaren Berechtigungen und ohne einschränkende Filter:

• Kontakte, Firmen und Gruppen: Anzahlen und bekannte Beispieldatensätze vergleichen
• Verkaufschancen: Beträge, Status und Zuordnungen kontrollieren
• Notizen und Historien: ältere und aktuelle Einträge prüfen
• Termine und Aufgaben: Datum, Uhrzeit und Verantwortliche vergleichen
• Individuelle Felder: Inhalte, Auswahllisten und Umlaute prüfen
• Anhänge: Dateien tatsächlich öffnen oder herunterladen
• Ausgelagerte Anhänge: Verfügbarkeit im getrennten Archiv kontrollieren
• Benutzer: Anmeldung, Rechte und Zuordnungen testen
• Speicher: tatsächliche Cloud-Belegung und Reserve prüfen
• Schnittstellen: benötigte Integrationen einzeln testen

Teste Anhänge aus unterschiedlichen Zeiträumen und in verschiedenen Dateiformaten — am besten zusätzlich an einem Rechner ohne Zugriff auf das bisherige Netzlaufwerk. So fallen verbliebene lokale Verknüpfungen eher auf.

10. Cloud für den Betrieb freigeben

Nach erfolgreicher Prüfung:

• Informiere alle über den richtigen Cloud-Zugang und die richtige Datenbank.
• Beende die weitere Dateneingabe in der bisherigen Umgebung.
• Versieh die bisherige Act!-Windows-Datenbank mit einer Datenbanksperre — stelle vorher sicher, dass alle abgemeldet sind. Die Sperre verhindert, dass sich jemand versehentlich wieder anmeldet und Änderungen in der alten Datenbank erfasst.
• Bewahre die ursprüngliche vollständige Sicherung, die Migrationssicherung und gegebenenfalls das ausgelagerte Attachment-Archiv auf.
• Dokumentiere den übernommenen Datenstand, die gesetzte Datenbanksperre und die Prüfergebnisse.
• Richte benötigte E-Mail-, Kalender- und weitere Integrationen ein und teste sie. Für Microsoft 365 mit Exchange Online und das neue Outlook gibt es zusätzlich Innlook: E-Mails landen automatisch am richtigen Kontakt.

Die Übernahme ist abgeschlossen, wenn Daten und benötigte Anhänge verfügbar sind, alle mit den vorgesehenen Berechtigungen arbeiten können, genug Cloud-Speicher vorhanden ist und die bisherige Windows-Datenbank gegen weitere Bearbeitung gesperrt ist.

Tipp zum Schluss: Demo-Datenbank löschen lassen

Brauchst du die automatisch bereitgestellte Demo-Datenbank nach der Übernahme nicht mehr, kannst du ihre Löschung beim Act!-Support beauftragen:

1. Notiere den genauen Namen der Demo-Datenbank — und prüfe sorgfältig, dass es nicht deine übernommene produktive Datenbank ist.
2. Klicke rechts oben auf dein Benutzer-Icon.
3. Wähle Persönliches Konto. Dort findest du Kontoinhaber:in und Kontonummer.
4. Öffne den Bereich Support und erstelle ein neues Webticket.
5. Bitte darin um die Löschung der Demo-Datenbank und gib Datenbanknamen und Kontonummer an.

Formuliere den Auftrag eindeutig, zum Beispiel: „Bitte ausschließlich die nicht mehr benötigte Demo-Datenbank mit dem Namen […] löschen. Unsere produktive Datenbank soll erhalten bleiben.“

Stand: November 2026. Menübezeichnungen und Abläufe können sich mit neuen Act!-Versionen ändern. Wo es hakt, helfen wir gern — nach Aufwand im 15-Minuten-Takt.