Keine Reaktion sollte im CRM folgenlos bleiben. Act! CRM kann Interaktionen mit Kund:innen und Interessent:innen in konkrete Aktivitäten übersetzen. Zusammen mit Act! Marketing Automation (AMA) entstehen daraus Folgeaufgaben, wenn beispielsweise ein Formular ausgefüllt, eine Kampagne beantwortet oder eine Website-Aktion registriert wurde. Laut act.com lassen sich dabei Aktivitäten und Benachrichtigungen automatisch erzeugen und zuständigen Nutzer:innen zuweisen.
Der entscheidende Punkt ist die Verbindung von Signal und Zuständigkeit: Eine Reaktion wird nicht nur dokumentiert, sondern kann direkt eine Aufgabe auslösen. Im KMU kann das etwa bedeuten, dass nach einer Anfrage eine Rückrufaufgabe entsteht, nach einer starken Kampagnenreaktion ein Beratungsgespräch eingeplant wird oder ein:e Vertriebsmitarbeiter:in über einen neuen Kontakt informiert wird. So bleibt sichtbar, was als Nächstes passieren soll.
Damit der Ablauf im Alltag funktioniert, sollten Unternehmen die Regeln eng an ihre Prozesse knüpfen. Nicht jede Öffnung einer E-Mail braucht einen Anruf. Sinnvoller sind klare Auslöser mit passender Priorität, Frist und verantwortlicher Person. In AMA können Engagement-Daten außerdem zur Lead-Bewertung beitragen; priorisierte Kontakte lassen sich anschließend gezielter für den Vertrieb bereitstellen, wie act.com beschreibt.
Praktischer Tipp: Starte mit einem einzigen Prozess, etwa „Online-Anfrage eingegangen“. Definiere dafür Auslöser, Aufgabe, Frist und Zuständigkeit. Prüfe nach zwei Wochen, ob die Aufgabe rechtzeitig bearbeitet wird und ob die Regel zu viele oder zu wenige Treffer erzeugt. Erst danach solltest du weitere Interaktionen automatisieren.
Wie du Folgeaufgaben in Act! CRM und Act! Marketing Automation (AMA) passend zu deinen Abläufen einrichtest, klären wir in unserer CRM-Beratung oder in der kostenlosen Erstberatung (Termin buchen). Wie das bei dir aussehen kann, besprechen wir gern in der kostenlosen Erstberatung.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt, von HartCon.24 redaktionell geprüft und anschließend veröffentlicht.