Act! CRM kann E-Mails aus Outlook und Gmail automatisch erfassen und in die Kontakthistorie übernehmen. Für Dich als KMU heißt das: Gespräche, Nachfassen und Abstimmungen landen dort, wo sie später wieder auffindbar sind — ohne manuelles Kopieren.
Bei der Outlook-Anbindung lassen sich E-Mails mit einem Klick hinzufügen oder automatisch protokollieren; laut act.com arbeitet die Integration im Hintergrund, sodass die Verbindung auch dann weiterläuft, wenn Act! gerade nicht geöffnet ist. Außerdem können Outlook-Empfänger:innen als Kontakte erkannt und neue Kontaktdatensätze direkt aus einer E-Mail angelegt werden.
Für Gmail beschreibt act.com ebenfalls eine direkte Einbindung in Act! CRM: E-Mails, Kontakte und Kalender können synchronisiert werden, sodass die Kommunikation nicht in einzelnen Postfächern verstreut bleibt. Das ist für kleine Teams vor allem dann nützlich, wenn Vertrieb und Service mit denselben Kund:innen arbeiten und der letzte Kontakt schnell sichtbar sein muss.
Wenn der Act!-Standard nicht ausreicht, bietet HC24 zusätzliche, zentral verwaltete Lösungen für die E-Mail-Protokollierung. Damit lassen sich auch komplexere Anforderungen abbilden — beispielsweise eine unternehmensweit einheitliche Archivierung, definierte Regeln für die Zuordnung von Nachrichten oder eine zentrale Administration unabhängig vom einzelnen Arbeitsplatz.
Auch beim Wechsel auf das neue Microsoft Outlook müssen Act!-Anwender nicht auf eine CRM-Integration verzichten: Als Startpartner verfügen wir bei HC24 bereits über eine Integration für das neue Outlook. Damit können wir Unternehmen auch bei modernen Microsoft-365-Umgebungen eine durchgängige Verbindung zwischen E-Mail-Kommunikation und Act! CRM anbieten.
Wichtig für die Praxis: Die automatische Erfassung ersetzt keine saubere Pflege der Kontaktdaten. Wenn Du die Synchronisation mit klaren Regeln kombinierst — etwa nur relevante Postfächer, feste Zuständigkeiten und regelmäßige Prüfung der Kontaktzuordnung — bekommst Du aus Act! CRM deutlich mehr Nutzen als aus einer bloßen Ablagefunktion.
Fazit: Nutze die automatische E-Mail-Erfassung als Vertiefung zu Deiner bestehenden Prozessdisziplin. Und wenn die Standardfunktionen von Act! an ihre Grenzen kommen, kann HC24 die E-Mail-Protokollierung mit zentral verwalteten Lösungen und einer Integration für das neue Outlook gezielt erweitern. So bleibt die Historie in Act! CRM aktuell, und Dein Team sieht schneller, was mit Kund:innen bereits besprochen wurde.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt, von HartCon.24 redaktionell geprüft und anschließend veröffentlicht.